Accedir a Google Docs

Una vegada entrem en la nostra pàgina de perfil de Google, anirem a la cantonada superior dreta i farem clic en els nou punts situats al costat de la nostra imatge de perfil. Aquí ens apareixeran diverses aplicacions de Google i si no veiem Google Docs, tan sols haurem de fer clic en Més perquè ens aparegui un altre grup de programes.

Una vegada en Google Docs, veurem en la primera fila un document en blanc amb el símbol més, per a crear un nou document. Al costat d’ell, diverses plantilles de documents comuns com a currículum, cartes, etc.

Crea un document

Per a crear un nou document, fes clic en la pàgina en blanc amb un signe de suma blava en el seu interior, que es troba a la cantonada superior esquerra de la pàgina principal de Google Docs. Si no pots trobar aquesta icona, desplaça’t cap amunt o fes clic en la fletxa vermella, situada a la cantonada inferior esquerra de la teva pantalla.

És important que sàpigues, que si estàs creant un document des de Drive i selecciones Google Docs després de pressionar Nou, crearàs automàticament un document en blanc. Si fas clic en la petita fletxa cap a la dreta, al costat de Google Docs, fins i tot pots optar per crear un document nou, basat en una plantilla proporcionada.

Hi ha una gran varietat d’opcions per a triar, incloent currículums, cartes de negocis i una selecció de plantilles de tercers. Per si no fos prou, pots fins a carregar un arxiu .doc o .docx existent en la teva unitat, fent clic en Nou, seguit de Càrrega d’arxius.

Comença a treballar

Una vegada que hagis creat un document, pots començar a posar “som-hi”. Fes clic en el botó documento sense títol, situat a la cantonada superior esquerra, per a agregar un títol al teu document. També pots ajustar el tipus de font, la grandària del text i moltes altres coses més, a través de la barra d’eines, que es troba en la part superior de la pàgina.

En fer clic en els tres punts horitzontals prop del costat dret de la pàgina, apareixeran algunes opcions de format addicionals. Si no pots veure el teu títol o la barra de menú en la part superior de la pàgina, probablement significa que les opcions estar ocultes. Si aquest és el cas, fes clic en la fletxa cap avall, situada a la cantonada superior dreta per a mostrar-los.

Pel fet que estàs treballant dins del teu navegador, qualsevol canvi realitzat en el teu document es guardarà automàticament. Si observes a la dreta de l’opció Ajuda, situada en la part superior de la pantalla, ha de visualitzar Guardar o Tots els canvis guardats en Drive. Espera al fet que aparegui el segon missatge abans de sortir, només per a assegurar-te que tot el teu treball s’hagi guardat correctament.

Per a mostrar l’Historial del document, simplement fes clic a Guardar o en Tots els canvis guardats en Drive, la qual cosa li permetrà revisar els canvis que hagis realitzat.

Com compartir les teves coses?

Per a compartir els teus documents amb altres persones, fes clic en el botó blau Compartir, situat a la cantonada superior dreta del document que desitges compartir. El botó s’inserirà entre la teva imatge, suposant que hagis agregat una al teu compte de Google, i la icona de comentaris. Després, convida a altres usuaris, ingressant les seves adreces de correu electrònic en la finestra resultant.

Les persones amb les quals comparteixes, poden editar, veure o comentar un document, segons els permisos que els atorguis.
Si desitges compartir el document amb persones que utilitzen alguna cosa que no és el correu electrònic, fes clic en l’opció Obtenir enllaç, el qual es pot visualitzar en la part superior de la finestra Compartir. A continuació, apareixerà un enllaç directament sota (també es copiarà en el portapapers).

Si fas clic en el botó Avançat, situat a la cantonada inferior dreta d’aquesta finestra, també pots compartir l’arxiu a través de Gmail, Google+, Facebook o Twitter, però serà necessari que primer publiquis el teu document.
Google Docs estableix la configuració de privacitat com a Privada de manera predeterminada, però si desitges pots fer clic en el botó blau Canviar, situat en el mitjà de la finestra Avançat, per a ajustar la teva configuració de privacitat.

Usa les funcions de comentaris i xat

Amb Google Docs, pots observar en temps real, quan altres persones fan canvis en un document. En fer clic en el botó Comentaris, el teu o qualsevol altra persona que estigui en el document pot iniciar una discussió sobre el teu projecte.

També pots veure quins usuaris estan mirant el document, usant la sèrie de cercles situats a l’esquerra del botó Comentari.

D’igual forma, pots configurar-ho per a rebre notificacions quan les persones facin canvis en el document, o quan algú esmenta el teu nom o interactua amb un dels teus comentaris. Aquesta pot ser una eina molt útil per a col·laborar amb grups grans de persones. Si per alguna raó no desitges que els usuaris tinguin l’opció d’agregar comentaris a un document, també pots canviar la manera d’edició.

Diferents maneres d’edició

Encara que l’opció Edició et permet realitzar edicions, Suggerir i Veure et permet proposar-les, veure o imprimir el teu document, respectivament.

L’opció Suggerir és similar a la funció Control de canvis en Word, i denotarà qualsevol canvi realitzat en el document en verd. Això li permet a altres usuaris aprovar o eliminar aquestes edicions abans que es converteixin en part del document final. Però, si no estàs utilitzant la manera Suggerir, pots veure l’historial de revisions d’un document dirigint-te a Arxiu> Historial de versions> Veure historial de revisions.

Com usar Google Docs sense connexió d’Internet

Encara que, com hem dit, Google Docs és un editor on-line, també podem utilitzar-lo quan no disposem de connexió. Tan sols necessitarem l’extensió de Chrome de Documents de Google sense connexió, i anar al menú de Google Docs (les tres línies horitzontals a la cantonada superior esquerra) i, en Configuració, triar l’opció Sense connexió.

Per defecte, Google només descarregarà els documents més recents, per a estalviar espai en l’ordinador. Si volem algun altre document, haurem d’habilitar la manera “sense connexió” de manera individual.

Aquestes són només les primeres nocions de Google Docs (o Documents). És una eina molt potent que també ens permet, per exemple, numerar les pàgines, controlar els marges, afegir quadres de text i un llarg etcètera.