La forma més senzilla de generar un document PDF accessible és guardar el nostre treball realitzat en Word.

Si hem tingut en compte els requisits d’accessibilitat vistos en els apartats anteriors, el nostre document també serà accessible. Per contra, si el nostre document de Word no conté estructura: ni títols, ni textos alternatius en imatges, etc., el document PDF resultant no serà accessible tampoc.

Per a guardar un document de Word com PDF, seguim els següents passos:

1. Premem sobre Arxiu i premem a Anomena i desa.

2. Premem sobre Examinar per a triar on guardar el nostre document.

3. 

4. En el desplegable tipus de fitxer seleccionem PDF (.pdf).

5. Ara premem sobre el botó d’Opcions..

6. 

7. En el quadre de diàleg d’Opcions hem d’assegurar-nos de:

8. 

1. 1. Activar l’opció Crear marcadors usant i triar  Títols. D’aquesta forma, es crearà una taula de contingut en el panell de navegació del document PDF a partir dels títols del document de Word.

   2. 

   3. Activar l’opció Propietats del document. Amb aquesta opció s’inclouran les metadades del nostre document d’Office com ara: títol, autor o data de creació en el document PDF.

   4. Activar l’opció Etiquetes de l’estructura del document per a accessibilitat. Així conservarem en el document PDF totes les característiques d’accessibilitat utilitzades en Word.

   5. 

   6. Desactivar l’opció Text de mapes de bits quan les fonts no estiguin incrustades.  És la manera d’aconseguir que el nostre document PDF sigui sempre text, independentment si tenim el tipus de font instal·lat en el nostre sistema o no.

9.Premem sobre Acceptar.

10.Finalitzem prement a Guardar..

És important destacar que no seran accessibles els elements interactius de Word o PowerPoint com a gràfiques, equacions, formes o esquemes de SmartArt s’exportaran a PDF com a imatges simples i per tant hem de fer modificacions en el PDF resultant per a garantir la seua accessibilitat.

Guardar com PDF amb Acrobat Professional des de Word

Quan instal·lem Acrobat Professional o Acrobat DC s’afegí un complement a Microsoft Office que ens permet guardar com PDF els nostres documents d’Office d’una forma més avançada.

Per a crear un document PDF amb el complement d’Acrobat en Word, seguim els següents passos:

1. Seleccionem la pestanya Acrobat.

2. En la barra d’eines premem a Crear PDF.

     3. Seleccionem on volem guardar el document.

Per defecte les opcions d’accessibilitat estan activades. Prement en Opcions tens més opcions de configuració.

    5. Finalitzem prement a Acceptar..

Convertir PDF a Word

Com hem dit anteriorment, en la majoria de casos els documents PDF són el resultat de la conversió des d’altres formats, com Word o PowerPoint, per la qual cosa si desitgem realitzar modificacions sobre els nostres documents PDF, el més senzill és fer les modificacions sobre els documents originals i tornar a guardar-los com PDF.

Tanmateix, a vegades això no és possible pel fet que no disposem del document original en Word o PowerPoint, per la qual cosa hem d’utilitzar una eina d’edició de documents PDF com Adobe Professional o Adobe DC.

Ara el procés seria el contrari, convertir el nostre document PDF amb errors d’accessibilitat a Word, fer les modificacions i posteriorment tornar-lo a guardar com PDF.

Per a convertir un document PDF a Word seguim els següents passos en Adobe Professional:

1. Seleccionem el menú Arxiu i premem a Guardar com un altre…

2. Seleccionem Microsoft Word i després en Document de Word.

3. Triem una ubicació i finalitzem prement a Guardar..

Digitalitzar un document

Podem digitalitzar documents amb PDF des de… imatges i fins i tot a directament a través d’un escàner o cambra.

Imaginem que tenim un document imprès i no tenim l’original. Necessitem fer-ho accessible perquè una persona amb discapacitat visual pugui tenir-ho en format digital. Per a aquest propòsit Adobe Professional disposa d’eines per a ajudar-nos a aconseguir-lo.

Una vegada obert en Adobe Professional el document que desitgem digitalitzar, seguim els següents passos per a realitzar un reconeixement Òptic de Caràcters, OCR per les seues sigles en anglès:

1. Obrim el menú Veure , seguidament en Eines i premem sobre Reconeixement de text.

2. En les opcions de Reconeixement de text del panell d’eines seleccionem el botó En aquest arxiu.

        3. En la finestra de Reconeixement de text:

1. 1. Seleccionem la pàgina o pàgines que desitgem, per defecte totes.

   2. Seleccionem l’idioma en el qual està el nostre document, per exemple Español. Si volem seleccionar un altre idioma el farem des d’Editar….

        4. Premem a Acceptar..

Depenent de la grandària del nostre document la digitalització portarà més o menys temps. Una vegada haja acabat, és aconsellable que comprovem que s’ha reconegut el text, imatges o títols.

Els elements més problemàtics com els marcadors o taules al no ser reconeguts amb la mateixa precisió. Pel que haurem de continuar treballant amb el document.

Editar un PDF

A vegades no ens queda una altra opció que modificar directament les etiquetes que componen un document PDF. Per a fer visible el panell d’etiquetes, seguim els següents passos:

1. Accedim al menú Veure.

2. Seleccionem Mostrar/Ocultar.

3. Seleccionem Panells de navegació.

4. Seleccionem Etiquetes.

Des d’aquest moment disposem del panell d’Etiquetes  . En aquest panell es mostra l’arbre d’etiquetes que conté el nostre document. Podrem anar desplegant nivells fins a arribar a l’etiqueta que desitgem modificar.

Les etiquetes es modifiquen prement amb el botó dret sobre ella i seleccionem Propietats.

S’obrirà la finestra de propietats de l’etiqueta, en la qual podem modificar, entre altres coses:

• El Tipus d’element: Nivell d’encapçalat 1, Nivell d’encapçalat 2, paràgraf normal, element de llista, etc.

• El Text alternatiu d’imatges i elements no textuals.

• Establir l’Idioma del text que conté l’etiqueta.

Etiquetar un document PDF

Després de digitalitzar un document o conversió a PDF mal realitzada, el document PDF resultant manca d’etiquetes de cap mena (títols, llistes o paràgrafs..) Per a solucionar aquest inconvenient i dotar d’etiquetes als nostres documents, seguim els següents passos:

1. Despleguem el menú Veure , seleccionem Eines i premem sobre Accessibilitat .

2. En opcions d’Accessibilitat del panell d’eines secundari, lateral, premem sobre  Agregar etiquetes al document .

Ara podem comprovar que en el panell d’etiquetes sí que apareixen etiquetes. En el cas de les imatges, són reconegudes bé però hem afegir un text alternatiu amb la seua descripció.

Text alternatiu en imatges

Adobe professional disposa d’una eina per a agregar la descripció d’imatges de manera senzilla. Per a utilitzar-la, seguim els següents passos:

1. Despleguem el menú Veure , seleccionem Eines i premem sobre Accessibilitat .

2. En opcions d’Accessibilitat del panell d’eines secundari, lateral, premem sobre Establir text alternatiu. 

3. Ara en segon pla es van ressaltant les imatges del document i apareix una finestra per a incloure la descripció d’aqueixa imatge. També podem marcar-la com a imatge decorativa. Tenim botons per a etiquetar la següent imatge o tornar a la imatge anterior.